|
Как все решить, если дедлайн — «сдать вчера», число вопросов на день перевалило за 33, а внимания требует не только профессиональная, но и личная жизнь? Матрица Эйзенхауэра, тайм-менеджмент и артикуляция «спасибо»! Рекомендациями делится наш колумнист Александра Тутова (Глазкова) — советник генерального директора «Уралхим», экс-вице-президент BIOCAD, преподаватель МГУ и автор канала «А я вам говорила…».
Учиться расставлять приоритеты
На старте карьеры я успела поработать персональным ассистентом у руководителей трех компаний («Платонов и Партнеры», Johnson Controls, BIOCAD). Это был период, когда все горело, казалось срочным и важным. Тогда я научилась разделять задачи на следующие группы:
а) что важно сделать здесь и сейчас,
б) что нужно запустить в работу,
в) что стоит делегировать,
г) что — отложить или отменить.
По сути, это была ежедневная практика матрицы Эйзенхауэра и обучение тайм-менеджменту. Для молодых людей, которые хотят построить карьеру в корпоративном мире, персональный ассистент — идеальная должность.
Если можно сделать задачу в ближайший час — сделать сразу
Я писала протоколы совещаний прямо во время встречи. После нее уходило не больше 10 минут на финальную правку — и документ уже был у руководителя на почте. До сих пор удивляюсь, когда вижу, как материалы присылают на следующий день или позже — особенно сейчас, когда такие задачи легко автоматизировать с помощью ИИ.
Отказываться от ненужного
Когда на свет появилась моя дочь Вера, я работала вице-президентом фармкомпании, и уже через четыре часа после родов отвечала на рабочую почту. Но в тот момент мне стало ясно: личное время больше не принадлежит только мне. Теперь это наше время — мое и моего ребенка. Все, что касается работы, должно стать максимально эффективным. Неважные задачи, встречи, коммуникации, контакты — отпали автоматически.
Заботиться о самочувствии
Рабочая тревога часто связана не с самими задачами, а с психосоматическим состоянием человека. Выспался ли он? Поел вовремя? Есть ли фоновый стресс — болезнь близкого, личные сложности, перегруз? Поддерживайте себя в разных сферах жизни, иначе теряется фокус и снижается устойчивость.
Дать себе время поволноваться — но ограниченное
Иногда беспокойство неизбежно — к примеру, перед важной встречей или экзаменом. Недавно я сдавала аттестационный кейс для Школы продюсирования Николая Картозия при МГУ. Что помогло?
- Заранее определила удобное время для выполнения работы — утренние часы, когда я в ресурсе.
- Продумала, как создать комфортную среду: тишина, кружка чая, минимум отвлекающих факторов.
- Только потом нажала кнопку «Старт», получила билет и сдала кейс в выбранное время.
Проживать волнение нормально, но лучше выделить на это полчаса, а не растягивать на три дня. Я всегда напоминаю себе, что любая тревога заканчивается.
Обращаться за поддержкой к близким
Иногда важно поделиться своими переживаниями по поводу работы — с семьей, друзьями, коллегами. Когда я проговариваю ситуацию, тревога снижается. А еще можно услышать полезную обратную связь.
Продумать разные сценарии развития событий
Если передо мной сложная задача, я мысленно проигрываю варианты финала:
- Что, если все пойдет неудачно?
- Если получится, но не идеально?
- Если все сложится наилучшим образом?
Это просто упражнение помогает вернуть ощущение контроля. Ты заранее знаешь, чего боишься — и что будешь делать в любом случае.
Использовать еженедельное и долгосрочное планирование
Прежде, чем окунуться в рабочий поток, каждое воскресенье вечером составляю to-do list на неделю:
- Заношу в календарь все: рабочие встречи и задачи; личные дела, спорт, отдых; занятия и расписание ребенка. Если что-то не зафиксировано, значит, с вероятностью 99% просто выпадет из памяти.
- Подчищаю долги: кому не ответила в конце прошлой недели, что не занесла в график?
- Выделяю самое важное на этой неделе — не просто список задач, а реальный фокус.
Также применяю долгосрочное планирование. Каждый январь формулирую все, что хочу реализовать в течение года. Распределяю цели поквартально: что и когда должно быть сделано или запущено, где будет отдых, перезагрузка, осмысление проектов. Это моя устойчивая многолетняя практика. Летом, в июне-июле, после дня рождения возвращаюсь к этим планам и пересматриваю их с учетом новых вводных и возможностей.
Обращаться за экспертизой, если задача выходит за рамки
Сложный проект — это тот, по которому мне приходится заново искать профильных специалистов и выстраивать нетворкинг. Если понимаю, что знаний не хватает (а это почти всегда так в новых масштабных задачах), знаю: я не буду делать его одна. Нужно подготовить команду. Причем команда — это не только те, кто будет работать со мной над проектом, но и эксперты, у которых можно учиться.
Я всегда обращаюсь к людям, которые могут поделиться опытом: беру консультации, прошу совета, спрашиваю, как лучше подойти, где подстраховаться, где найти нужный контакт. Зачем вставать на грабли, если кто-то уже это проходил и может показать, как их обойти?
Учитывать рост нагрузки ближе к дедлайну
Грандиозные задачи требуют строгого менеджмента и распределения ресурсов. И очень важно понимать: чем ближе к финалу, тем больше вовлеченность в работу.
Обычно под сдачу проекта нагрузка резко возрастает — и к этому нужно быть готовым. Я заранее закладываю это в календарь, пересматриваю личное время и беру на себя ответственность за итоговый результат. Особенно если кейс — мой, или я сама за него взялась.
Отмечать завершение проекта и подводить итоги
Советую не просто поставить точку, а зафиксировать:
- что получилось хорошо,
- что можно было сделать по-другому,
- какие контакты стоит сохранить,
- как представить сделанное в портфолио.
После каждого большого кейса я обязательно говорю «спасибо» — команде, себе и заказчикам за доверие. А еще полезно визуализировать результат заранее — представить, что все получилось. Это придает сил и помогает пройти путь увереннее.
Комментарии (0)