Как все успевать, работая из дома? 15 советов от вице-президента биотехнологической компании

Пока в лабораториях BIOCAD готовятся к разработке вакцины против коронавируса, основная часть сотрудников почти неделю работает удаленно. В нашем специальном карантинном выпуске рубрики «Как все успевать» вице-президент компании Александра Глазкова поделилась c «Собака.ru» лайфхаками — для руководителей, которые пытаются организовать работу в новых реалиях, и сотрудников, мечтающих о повышении самодисциплины. 

1. Работать над некоторыми задачами всегда удобнее из дома

Еще до массового перехода на удаленную работу у наших сотрудников, не связанных с производством или лабораториями, была возможность несколько раз в месяц взять хоум-офис по согласованию с руководителем. Это отличный инструмент, который может применяться в разных ситуациях — например, сконцентрироваться над некоторыми задачами легче, работая в домашней обстановке.

2. Четкой инструкции для работы на удаленке нет — вы должны создать ее сами

Важно понимать, что четких инструкций по массовой удаленной работе — «а как же лучше поступать?» — у многих компаний сейчас попросту нет. Эти инструкции должны рождаться именно сейчас. Это новый, но важный вызов для юристов, HR-специалистов, IT-служб.

3. Отнеситесь к кейсу по удаленной работе серьезно: возможно, он пригодится вам еще не раз

В нынешней ситуации мы планируем провести на удаленной работе около месяца. Но не можем знать, что нас ждет в будущем. На мой взгляд, все компании должны быть готовы к максимально быстрому переходу на удаленку. Это очень важный кейс, из которого нужно извлечь позитивный опыт. И понимать, что это не просто новые условия работы, а новая рабочая философия и культура.

4. «Я вижу человека, значит он работает» — заблуждение

Многие руководители и компании против удаленной работы. Они находятся в мыслительной ловушке: «я вижу человека, значит он работает». Если сейчас работодатели получат положительный опыт по удаленной работе, то в будущем будут с большей лояльностью отпускать сотрудников домой. Мне кажется, все должны понять, что это возможно. 

5. Не стоит отрицать, что работать на удаленке действительно сложнее

Многие сотрудники уже сейчас говорят: они не ожидали, что работать удаленно — сложнее, чем в офисе. Ты вынужден тренировать навыки самоконтроля и самодисциплины, а твой рабочий календарь заполнен не меньше обычного. Признавайте, что соблюдать концентрацию и эффективность на удаленке действительно непросто, но старайтесь к этому прийти.

6. Используйте простые лайфхаки — например, не работайте в пижаме

Общаясь с коллегами по ту сторону экрана, всего за пару дней я поняла, насколько важна правильная рабочая атмосфера и внешний вид. Они влияют не только на тебя, но и на всех людей, которые тебя видят во время видеоконфереции. И даже если совещаний не запланировано, важно вылезти из пижамы. Да-да, переодевайтесь. Я не говорю, что нужно облачиться в деловой костюм, но соблюдение некого smart casual повысит вашу самодисциплину.

7. Не превращайтесь в мем

За несколько дней удаленной работы я увидела на экранах очень много нянь с детьми. И если еще вчера мы все смеялись над мемами на эту тему, то сейчас это вызывает некое раздражение. Ты концентрируешься на рабочих вещах, а у коллеги на заднем плане работает телевизор. Создайте максимально рабочую атмосферу и попросите вас не отвлекать. Важный пункт для успешной работы на удаленке — это взаимодействие с вашими близкими. Оно должно складываться из взаимоуважения к чужой работе, взаимодисциплины, компромиссов и общего диалога.

8. Не увлекайтесь микроменеджментом и излишним контролем

Коллеги, не уходите в микроменеджмент, не пытайтесь контролировать каждый шаг друг друга! Возможно, на протяжении первой недели это нормально для руководителя и даже полезно для сотрудника, который начинают четче планировать свое расписание. Но через какое-то время важно осознать необходимость перехода от поминутного планирования работы к более глобальному. Например, составлять 5 основных задач на день.

9. Не заставляйте вас слишком долго ждать

У всех разные понятия о тайминге, но в нашей компании действуют следующие правила онлайн-этикета: время ответа на письмо по электронной почте — не более 48 часов, на сообщение в Microsoft Team – не более 5 часов, в Telegram – ASAP (то есть как можно раньше). 

10. Не впадайте в трудоголизм

Удаленная работа может стать триггером для проявлений трудоголизма. По личному опыту знаю, что при отсутствии отвлекающих факторов можно проводить за работой сутки напролет. И если трудоголиков можно было как-то контролировать в офисе, то на удаленке все рамки стираются. Если вы не хотите столкнуться с выгоранием, не работайте по 12 часов в день. Не забывайте выделять время на семью, общение с друзьями , спорт и развлечения — в нынешних условиях скорее в онлайн-форматах.

11. Цените личное время коллег

Старайтесь не писать коллегам в нерабочее время. Да, соблюдать это правило в современных реалиях тяжело. Но вы можете договориться, что сообщение, отправленное в нерабочее время, не является призывом к сиюминутному получению ответа. Это важный момент для соблюдения здорового рабочего режима.

12. Делайте перерывы

Перерывы на отдых во время удаленной работы необходимы. Свои я фиксирую прямо в рабочем календаре — это 30-минутный перерыв на обед и 15-минутные перерывы в течение каждых 2-х часов. Документ с этим расписанием находится в общем доступе. Вся моя работа связана с коммуникацией с другими сотрудниками, и они видят, в какое время я доступна для общения — перерывы не в счет. Также я блокирую время на работу с документами и почтой, чтобы люди не занимали его встречами.

13. Ищите инструменты для мотивации на удаленке

Совет для руководителей — подумайте, как не потерять единение команды в новых реалиях. Мотивацию и вовлеченность легче поддерживать в офисе — иногда для этого достаточно перекинуться парой шуток с сотрудником. На удаленной работе этого добиться сложнее. Сейчас мы разрабатываем инструменты нематериальной мотивации — подборки онлайн-мероприятий для досуга, удаленный коучинг. Возможно, даже запустятся онлайн-тренировки по йоге. 

14. Составляйте конкретный план задач на день

Конкретный план задач на день очень важен. Составьте его накануне вечером, проанализировав уже решенные вопросы. Как я уже упомянула, очертите реальное количество задач — например 5 основных на этот рабочий день.

15. Научитесь воспринимать эмоции и информацию на видео

Пару дней назад мы побили собственный рекорд по количеству участников удаленного совещания — в видеоконференции поучаствовало 62 человека. Плюсы очевидны — многие встречи проходят быстрее, люди эффективнее обмениваются мнениями и ни на что не отвлекаются. Но есть и свои минусы. Значительную часть информации мы воспринимаем на эмоциональном уровне, через язык тела в том числе. И хоть вы видите лицо своего собеседника на экране, часть сигналов, которые он подает, заблокирована. Важно научиться правильно выражать свои мысли словами, четко доносить информацию, внимательно слушать и концентрироваться на сказанном. Во время видеоконференции невозможно на какое-то время отвлечься — после этого вновь подключиться к разговору будет чрезвычайно тяжело. Кстати, обязательно подводите итоги в конце встречи. Это полезно и на очных мероприятиях, а на заочных — просто необходимо. 

Катерина Резникова,
Комментарии

Наши проекты